GoBD-konforme Archivierung: Ein Ratgeber

Sie gilt seit dem 01.01.2015 für alle Steuerpflichtigen und hat immense Auswirkungen auf unsere gesamte Buchhaltung: Die GoBD. Was sie bedeutet, welche Ziele sie verfolgt und was Sie für eine GOBD-konforme Archivierung beachten müssen – dazu geben wir Ihnen hier einen Überblick.

Für was steht GoBD?

Die Abkürzung steht für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – ganz schön sperrig, nicht? Genau deshalb hat man sich auf die Abkürzung GoBD geeinigt.

Auch, wenn es sich laut Namen lediglich um Grundsätze handelt, ist die Einhaltung der Anforderungen und Richtlinien vorgegeben. Es geht also weniger darum, ob man GoBD-konform archivieren möchte, um Ordnung zu halten. Vielmehr ist man zu einer revisionssicheren Archivierung nach GoBD verpflichtet.

Eine Missachtung der GoBD-Konformität kann hohe Nachzahlungen, in einigen Fällen sogar Strafzahlungen nach sich ziehen. Man haftet zudem auch dann, wenn man die Buchführung an externe Dienstleistungsunternehmen – wie eine Steuerberatungskanzlei – ausgelagert hat.

Ziel des Dokumentenmanagements nach GoBD

Mit der Digitalisierung haben sich auch das Datenmanagement und die Buchführung von Unternehmen stark weiterentwickelt. Doch diese Entwicklungen laufen weder linear, noch werden sie von allen Konzernen, Firmen und Kleinunternehmern in gleicher Weise angewandt.

Während die einen ihre Eingangsrechnungen noch analog archivieren, greifen die anderen auf Scan-Dienstleistungen zurück und wieder andere nutzen spezielle Software. Mit der GoBD gibt es nun einheitliche Anforderungen, die für die Aufbewahrung gedruckter und elektronischer Geschäftsvorfälle gelten.

Ziel der GoBD ist es, die Vollständigkeit und Übersichtlichkeit steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen sicherzustellen – und so eine schnelle und korrekte Betriebsprüfung durch Steuerprüfer und das Finanzamt zu ermöglichen.

Doch was bedeutet GoBD-konform nun eigentlich?

Wie sieht eine GoBD-konforme Buchführung aus?

Um GoBD-konforme Rechnungen sowie andere steuerrelevanten Unterlagen zu garantieren, muss die Buchführung folgende Kriterien erfüllen:

  • Die Buchführung ist nachvollziehbar und für jeden nachprüfbar.
  • Alle Unterlagen sind vollständig und richtig.
  • Jedes Dokument wurde zeitgerecht gebucht und erfasst.
  • Die Belege sind geordnet und unverlierbar.
  • Die Nachweise sind revisionssicher, also unveränderbar.

Zudem muss die Aufbewahrungspflicht eingehalten werden und die zuständige Finanzbehörde muss Datenzugriff auf alle Unterlagen haben.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist lückenlos protokolliert und somit für Außenstehende leicht nachvollziehbar und nachprüfbar.

Das bedeutet für Sie ganz konkret: 

  • Jede Buchung braucht einen Beleg
  • Kein Vorfall bleibt undokumentiert.
  • Alle Informationen sind überprüfbar.

Vollständigkeit und Richtigkeit

Beleg ist nicht gleich Beleg. Damit die Finanzprüfer Ihre Unterlagen als vollständig und richtig einstufen, müssen die Buchungsbelege gewissen Anforderungen entsprechen und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden.

Achten Sie daher darauf, dass Ihre Belege langfristig bestehen und die folgende Informationen beinhalten:

  • Eindeutige Belegnummer und ein konkretes Datum.
  • Präzise Angaben zu Beträgen oder Mengen.
  • Name vom Aussteller und vom Empfänger.

Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Auch der Faktor Zeit wird von den Prüfenden unter die Lupe genommen. Der Grund: Durch die zeitnahe und fortlaufende Buchung sollen Manipulationen und Fehlerquellen verhindert werden.

Für Sie bedeutet das:

  • Bargeld-Einnahmen oder -Ausgaben erfassen Sie täglich.
  • Bargeldlose Vorfälle buchen Sie innerhalb von 10 Tagen.

Ordnung

Steuerberater und Betriebsprüfer müssen Ihre Buchführung schnell erfassen und sich einen Überblick verschaffen können. Nur so kann eine Prüfung effizient und vor allem schnell vollzogen werden.

Aus diesem Grundsatz ergibt sich für Sie eine systematische Aufzeichnung und Archivierung aller Geschäftsvorfälle. Unterschieden Sie dabei die folgenden Kategorien:

  • bare Buchungen
  • bargeldlose Umsätze
  • nichtsteuerbare Geschäftsvorfälle
  • steuerfreie Rechnungen
  • steuerpflichtige Vorgänge

Unveränderbarkeit

Auch die Unveränderbarkeit sowie die Versionshistorie von Geschäftsvorfällen spielen eine wichtige Rolle. Über die gesamte Speicherung hinweg wird nach GoBD-Richtlinien ein geschlossenes Protokoll von digitalen Nachweisen oder Papierbelegen, Buchungen und Grundaufzeichnungen verlangt, um eine revisionssichere Buchhaltung zu gewährleisten.

Achten Sie deshalb darauf, dass

  • der ursprüngliche Inhalt des Dokuments immer feststellbar bleibt.
  • Änderungen und Löschungen nicht versehentlich passieren können.
  • Änderungen und Löschungen lückenlos dokumentiert werden.

Und wie sehen die Vorgaben von GoBD für elektronische Archivierungen aus? 

Wie funktioniert die digitale Archivierung nach GoBD?

Kaum ein Unternehmen setzt noch auf eine durchgehend analoge Buchführung. Die meisten Rechnungen verlassen digital das Unternehmen und auch die unternehmensweiten Ausgaben finden maßgeblich im digitalen Umfeld statt.

Deshalb greifen viele Unternehmen auf eine gänzlich elektronische Verarbeitung und Speicherung von Geschäftsvorfällen zurück. Die GoBD-konforme Archivierung mit Softwares ist daher mittlerweile weit verbreitet.

Und das nicht ohne Grund. Denn Cloud- und Software-Services nehmen den Unternehmen viel Arbeit ab – und sind auch im Rahmen der GoBD erlaubt. Doch aufgepasst: Die Nutzung digitaler Lösungen unterliegt zudem einigen Anforderungen. Eine grundlegende Voraussetzung ist dabei die Erstellung einer umfangreichen Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation

Wie und mit welchen Programmen bearbeiten Sie Ihre Unterlagen? Warum, wann und wie speichern Sie Ihre Belege? An welchem Speicherort, unter welchem Namen und mit welcher Belegnummer?

Geschäftsvorfälle wie Rechnungen GoBD-konform zu speichern, genügt leider nicht. Die GoBD schreibt zusätzlich eine detaillierte Verfahrensdokumentation vor, die Sie eigenständig niederschreiben müssen. Dies gilt für alle Unternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer.

Eine solche Dokumentation verfolgt zwei Ziele:

  • Die Buchführung wird für Dritte nachvollziehbar.
  • Die Beweiskraft der Unterlagen wird unterstützt.

So kann ein Finanzprüfer nicht nur Ihre Dokumentation schnell durchblicken, sondern versteht auch direkt, wie Sie Ihre Bücher führen. Insgesamt besteht die Verfahrensdokumentation aus vier Elementen.

Allgemeines

In der allgemeinen Beschreibung geht es um die Darstellung der Rahmenbedingungen, der spezifischen Aufgaben und dem Einsatzgebiet Ihres Buchführungssystems. Hier wird zudem erläutert, welche Schritte der Buchführung intern übernommen und welche von Ihrem Dienstleistungsunternehmen oder einem Cloud-Service bearbeitet werden.

Anwenderdokumentation

In diesem Teil der Dokumentation wird beschrieben, wie die verwendete Software zu bedienen ist. Hierbei erklären Sie verschiedene Anwendungen, Eingabefelder und Befehle, die Sie innerhalb des Programms oder der Cloud nutzen. Auch spezifische Einstellungen des Programms werden in der Anwenderdokumentation festgehalten.

Betriebsdokumentation

In der Betriebsdokumentation gehen Sie auf Ihr internes Kontrollsystem ein, mit dem Sie für die Sicherheit, Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit Ihrer Buchhaltung sorgen. Hierbei kann es sich um IT-Kontrollen, Steuerungen des Datenzugriffs und von Benutzerrechten handeln. Aber auch organisatorische Abläufe, die zur Kontrolle dienen, können hier beschrieben werden.

Technische Systemdokumentation

Der letzte Teil der Verfahrensdokumentation umfasst die Systemkomponenten und deren Abläufe im Netzwerk. Hier finden Informationen zur Netzwerkstruktur Ihres Unternehmens sowie zu den Prozessen der Belegablage ihren Platz. Listen Sie zudem die verwendete Hard- und Software sowie mögliche Schnittstellen auf.

Wo etwas digitalisiert wird, gibt es auch smarte Lösungen. Doch was sollte ein Programm für Dokumentenmanagement alles können?

Was kann eine GoBD-Archivierung-Software?

Eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen viele Schritte zur GoBD-konformen Archivierung abnehmen. Durch die automatische Verwertung Ihrer Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie jeglicher Belege nimmt das Programm Ihnen auch einen Teil der Verantwortung zur ordnungsgemäßen Buchführung ab.

So sind die Buchhaltungssoftwares und ihre Funktionen darauf ausgelegt, die Grundsätze der GoBD direkt mitzudenken und zu erfüllen. Zusätzlich protokollieren die Programme ihre Arbeitsweise zur Verarbeitung von Daten im System ausführlich. Diese Informationen können Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation aufgreifen.

Insgesamt übernehmen GoBD-konforme Softwares folgende Funktionen:

  • Die Versionierung von Buchungsbelegen. So wird verhindert, dass Unterlagen nachträglich geändert oder gelöscht werden.
  • Die Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente. Belege und andere Dokumente werden dem jeweiligen Geschäftsfall zugeordnet, wodurch eine zentrale Sammlung entsteht.
  • Die lückenlose Protokollierung von Geschäftsvorfällen. Berater und Prüfer können so leicht zugreifen und erhalten schnell einen Überblick über Ihre Daten.
  • Die Anbindung von mobilen Apps und Services. So können Sie beispielsweise Ihr Online-Banking verknüpfen, um schnell, sicher und ortsunabhängig Buchungen zu erfassen.
  • Die Schnittstellenfunktion zu Finanzbehörden. Dank der Anbindung von DATEV- oder ELSTER-Schnittstellen kann ein schneller Datenaustausch mit dem Finanzamt stattfinden.
  • Die Such- und Filtermöglichkeiten. Mit integrierten Suchfeldern können Dokumente gezielt gefunden oder kategorisch herausgefiltert werden, wodurch ein hohes Maß an Ordnung entsteht.
  • Die Vergabe von Zugriffsrechten und -kontrollen. Mit ausgewählten Zugängen und diversen Sicherheitsmaßnahmen sind Ihre Daten vor unbefugtem Zugang und Missbrauch geschützt.
  • Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Daten. Buchungsbelege und Unterlagen werden gemäß den entsprechenden Aufbewahrungsfristen verwahrt.

Gibt es zertifizierte Softwarelösungen?

Natürlich haben sich sehr schnell neutrale Dienstleister entwickelt, die die Softwarelösungen auf ihre GoBD-Konformität überprüfen. Diese unterziehen die Softwares einigen Tests und vergeben anschließend – sofern die Lösung bestanden hat – entsprechende GobD-Siegel.

Doch diese Siegel sind keine offiziellen Zertifizierungen. Sie können Ihnen daher zwar als Orientierung dienen und den Auswahlprozess einer entsprechenden Buchhaltungssoftware erleichtern. Doch handelt es sich nicht um eine Garantie zur GoBD-konformen Archivierung.

Beschäftigen Sie sich daher in jedem Fall selbst mit den Funktionen und Möglichkeiten der Lösungen. Oftmals gibt es kostenlose Testversionen, die Sie sich in Ruhe anschauen können.

Aber was passiert denn eigentlich, wenn man sich als Unternehmen nicht an die Grundsätze hält?

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die GoBD?

Für jeden Unternehmer – und Freelancer – ist die Einhaltung der Grundsätze Pflicht. Kommt es also zu einer Betriebsprüfung, wird der Prüfende Ihre Buchführung und Unternehmensprozesse auf die GoBD-Konformität prüfen.

Wird ein Mangel aufgedeckt und weitere Anhaltspunkte, die auf fehlerhafte Dokumentationen, Aufzeichnungen und Speicherprozesse hindeuten, können steuerliche und sogar strafrechtliche Konsequenzen auf Sie zukommen.

Die alleinige Missachtung einzelner Grundsätze des GoBD werden Ihnen jedoch nicht direkt hohe Strafen einbringen. Jedoch werden Ihnen die Fehler zur Last gelegt, aus denen weitere Mängel oder Fehler in der Buchführung entstehen. 

Wird also durch die Missachtung eines Grundsatzes Ihre Vermögenslage verfälscht oder Buchungen verschleiert, müssen Sie mit Abstrafungen rechnen. Die jeweiligen Auswirkungen hängen dabei stark vom Ausmaß und Tatbestand ab. Mögliche Strafen sind:

  • Hohe Steuernachzahlungen
  • Festlegung von Nachzahlungszinsen
  • Hinzuschätzungen zu Ihrem Umsatz und Ihrem Gewinn
  • Meldung bei der Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts

Fazit

Es führt kein Weg daran vorbei, sich intensiv mit der GoBD-konformen Archivierung zu befassen. Zwar sind die Grundsätze ursprünglich dazu gemacht, Finanzprüfer bei ihrer Arbeit zu unterstützen – doch auch für Sie ergeben sich aus der Einhaltung einige Vorteile.

Denn mit der Einhaltung der GoBD können auch Sie Ihre Buchhaltung leicht durchsuchen und wichtige Belege schnell finden. Zusätzlich werden die Abläufe klar geregelt, sodass alles in allem eine Effizienzsteigerung erzielt wird.

Zudem ergibt sich aus den Grundsätzen eine klare Richtung: Das papierlose Büro ist im Anmarsch. Deshalb ist es ratsam, bereits jetzt auf den Zug aufzuspringen. So kann ein digitaler Posteingang den Grundstein zu einer GoBD-konformen Archivierung und zu einem volldigitalisierten Unternehmen legen.

Sollten Sie Unterstützung in der Erfassung von Daten oder dem Scannen von Dokumenten benötigen, beraten und begleiten wir – die Datenerfassung Kruse GmbH – Sie gerne.

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