Praktisch ortsunabhängig – der digitale Posteingang
Wichtige Briefe ganz bequem im Homeoffice öffnen oder aus der Zweigstelle sichten? Heben Sie Ihre Arbeitsabläufe auf das nächste Level: Mit einem digitalen Posteingang werden Sie um ein Vielfaches flexibler. Und effizienter!
Digitales Poststellenmanagement
Weshalb ein digitaler Posteingang sinnvoll ist
Jeden Tag flattern Briefe mit vielfältigen Informationen in Ihr Unternehmen. Um keine wichtige Nachricht zu verpassen, sind Schnelligkeit und Fleiß gefragt. Schließlich möchte niemand die schriftliche Kündigung eines Kunden oder den unterschriebenen Arbeitsvertrag eines neuen Mitarbeiters übersehen.
Bis das richtige Dokument jedoch beim passenden Empfänger ankommt, sind einige Zwischenschritte notwendig. Jemand muss die eingegangene Post sortieren, ein anderer muss sie verteilen. Der Empfänger muss sie schließlich erhalten, bemerken, öffnen, lesen. In großen Unternehmen kann das mitunter Tage dauern! Insbesondere dann, wenn Schreiben von der Zentrale an einen anderen Standort weitergeleitet werden müssen.
Ein digitaler Posteingang kann die Bearbeitung und Verteilung, das gesamte Dokumentenmanagement, schneller, effizienter und gewinnbringender machen:
- Sparen Sie wertvolle Zeit! Niemand muss Umschläge per Hand öffnen, kryptische Handschriften entziffern oder durch die Flure eilen. Jeder Mitarbeiter erhält seine Post bequem per E-Mail.
- Überwinden Sie Entfernungen! Einige Mitarbeiter sitzen im Homeoffice? Die Zweigstelle befindet sich am anderen Ende von Deutschland, Europa oder der Welt? Kein Problem. Mit einem digitalen Posteingang kommen Sendungen tagesaktuell und am richtigen Ort an.
- Verlieren Sie keine Informationen! Kein Brief verschwindet ungelesen. Denn dank des digitalen Posteingangsbuchs erhalten Sie eine lückenlose Dokumentation über jeden Brief, der eingegangen und gescannt worden ist.
- Steigern Sie Ihre Effizienz! Ein Schreiben kann nicht zugestellt werden? Wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist, geht die ungelesene Post direkt zurück zur zentralen Verteilerstation. Und zwar innerhalb von Sekunden.
- Erreichen Sie immer die richtige Abteilung! Überlegen Sie nicht länger, welche Abteilung der richtige Empfänger sein könnte. Die digitale Poststelle entscheidet mithilfe der Auslesung von Schlagworten, welche Abteilung zuständig ist.
So funktioniert’s
Nicht selten wird die Eingangspost in Unternehmen auf Multifunktionsgeräten gescannt, manuell umbenannt und anschließend einzeln an die Empfänger per Email versendet. Sie können also Ihre Posteingangsbearbeitung selbst digitalisieren. Vorausgesetzt, Sie haben genügend personelle Kapazitäten mit technischem Know-how und eine entsprechende Software in Ihrem Betrieb.
Doch so simpel die Idee vom Digitalisieren der Posteingangsbearbeitung auf den ersten Blick auch wirken mag: Kein Meister ist je vom Himmel gefallen. Neben der Recherche zur richtigen Software – und den Kosten dafür – kommen spezifische Schulungen und ein täglicher Workload auf Sie zu. Je nach Größe Ihrer Firma sind somit ein bis drei Personen beschäftigt.
Die Lösung: Sie engagieren ein professionelles Dienstleistungsunternehmen, das tagtäglich dafür sorgt, dass Ihr gesamtes Unternehmen sicher und zuverlässig digitale Post erhält. Denn hier wird eine marktführende Software eingesetzt, die sowohl die Erkennung der richtigen Empfänger als auch den Versand in einem Bruchteil der sonst üblichen Zeit erledigt.
3 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters achten sollten
Analoge Post ist ein sensibles Thema. Nicht ohne Grund unterliegt es dem Postgeheimnis. Deshalb sollten Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters auf folgende Dinge achten.
- Sie sollten einen persönlichen Ansprechpartner haben. Die Beauftragung eines externen Unternehmens mit solch einer Aufgabe setzt ein großes Vertrauen Ihrerseits voraus. Ein persönlicher und fester Ansprechpartner ist daher unerlässlich.
- Der Dienstleister sollte mehrere Jahre Erfahrung haben. Denn mit den Jahren lernt jeder dazu. Nur ein erfahrener Anbieter weiß, welche Software am besten ist und welche Automatismen wie angewandt werden.
- Es sollten Experten am Werk sein. Wenn sensible Postinhalte versehentlich an falsche Adressen geschickt werden, ist Ihnen nicht geholfen. Stellen Sie daher sicher, dass der Dienstleister nur Profis an Ihre Post lässt, die sich mit der Software auskennen.
Höher, schneller, besser, weiter.
Wer stehen bleibt, verliert! So ist sie, die digitale Transformation.
Bestehende Arbeitsstrukturen zu durchbrechen und die internen Prozesse weiterzuentwickeln, kann jedoch Zeit und Nerven kosten.
Seien Sie mutig. Gehen Sie neue Wege: Mit einem digitalen Posteingang.
Suchen Sie einen erfahrenen Dienstleister?
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Ein digitaler Posteingang, der exakt auf Sie und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
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Über 50 Jahre Erfahrung, höchste Professionalität
Erreichen Sie das nächste Level der Digitalisierung – mit Datenerfassung Kruse
Sie wünschen sich einen elektronischen Posteingang und suchen nach dem perfekten Dienstleister dafür? Persönliche Beratung und Betreuung, modernste und marktführende Software, erfahrenes und geschultes Personal. Mit 50 Jahren Erfahrung bietet Datenerfassung Kruse Ihnen praxiserprobte Expertise und einen Rundum-Sorglos-Service.
Die individuelle Bedarfs- und Volumenanalyse bildet dabei den Grundstein unserer gemeinsamen Zusammenarbeit. Hier erarbeiten wir einen digitalen Posteingangs-Workflow, der exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist. Sobald wir von Ihnen eine Kontaktliste mit allen möglichen Briefempfängern erhalten haben, kann es dann auch schon losgehen.
Bei uns können Sie sich sicher sein: Datenschutz und Postgeheimnis stehen für uns an erster Stelle. Unser Team besteht zu 100 % aus erfahrenen Profis, die sich ihrer Verantwortung stets bewusst sind. Mit uns haben Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite, der Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.
5 Features, die Sie bei Kruse erhalten
- Wir richten eine Blacklist ein. Gibt es Briefe, die nicht von uns digitalisiert werden sollen? Oder Absender, die direkt aussortiert gehören? Kein Problem. Mit der Blacklist legen Sie im Vorfeld fest, welche Schreiben wir nicht öffnen und z. B. im Original an Sie übersenden sollen.
- Wir führen ein Posteingangsbuch. Das bedeutet für Sie, dass nichts verloren geht. Denn wir halten digital fest, welche Sendung wann und an welche Person versandt wird. So garantieren wir Ihnen maximale Übersicht und Transparenz.
- Sie erhalten einen festen Ansprechpartner. Gibt es Änderungen in der Blacklist oder der Kontaktliste steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner jederzeit zur Seite. Natürlich beantworten wir Ihnen auch weitere Fragen rund um Ihren digitalen Posteingang.
- Wir bieten Ihnen drei Möglichkeiten der Postweiterleitung. Sie können zwischen drei Optionen wählen. Lassen Sie Ihre Briefe per Postweiterleitung an unser Postfach schicken, senden Sie Ihre Eingangspost mit einem Kurier zu uns oder lassen Sie Ihre Eingangspost von uns abholen.
- Wir nutzen die marktführende Software für die Erkennung und Verarbeitung analoger Post. Diese Software bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, einen auf Sie abgestimmten Workflow auszuarbeiten.
referenzen
Diese Unternehmen nutzen die Vorteile von Datenerfassung Kruse:
Digitaler Posteingang – so funktionierts bei Kruse
In 3 Schritten zur digitalen Posteingangsverarbeitung
Kontaktaufnahme und Organisationsgespräch
Nach Ihrer Anfrage begeben wir uns in ein Organisationsgespräch, welches persönlich, telefonisch oder digital stattfinden kann. Im Rahmen der Bedarfs- und Volumenanalyse erarbeiten wir, wie Ihr digitaler Posteingang samt Workflow aussehen sollte.
Weiterleitung und Scanvorgang
Ihre Briefpost aus Papier wird täglich weitergeleitet oder abgeholt und an uns übergeben. Täglich scannen wir Ihre Dokumente und speisen Sie in unsere digitale Posteingang Software ein. Diese erstellt einen digitalen Eingangsstempel und leitet die Briefe per Mail an die entsprechenden Empfänger weiter.
Zusammenarbeit und Betreuung
Gibt es in Ihrer Belegschaft Änderungen, nehmen Sie ganz einfach Kontakt zu Ihrem persönlichen Ansprechpartner auf. Dieser kümmert sich darum, Ihre Blacklist sowie Ihre Kontaktlisten auf dem neuesten Stand zu halten. Natürlich stehen wir Ihnen auch bei anderen Fragen jederzeit beratend zur Seite.
Nutzen Sie jetzt die Vorteile eines digitalen Posteingangs.
Sie möchten Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten und einen weiteren Schritt in Richtung Zukunft machen? Dann kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie ein kostenloses Organisationsgespräch. Gemeinsam erarbeiten wir genau den digitalen Posteingang, den Sie benötigen.
Weiteres zum Thema digitaler Posteingang und digitales Poststellenmanagement
Häufig gestellte Fragen
Grundsätzlich ist die Digitalisierung des Posteingangs immer sinnvoll, um Abläufe effizienter zu gestalten. Ein Dienstleister ist insbesondere dann hilfreich, wenn Ihr Unternehmen viele Mitarbeiter beschäftigt und Sie in Ihrem Alltagsgeschäft immer wieder mit großen Mengen von Papierdokumenten zu tun haben. Umfragebögen oder handschriftlich ausgefüllte Formulare sind die Basis, mit der Sie arbeiten? Dann verschafft Ihnen eine digitale Posteingangsverwaltung Kapazitäten, die Sie effizienter nutzen können.
Insbesondere, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte umfasst, wird ein zentraler digitaler Posteingang die Effizienz der Mitarbeiter positiv beeinflussen.
Datenerfassung Kruse kann Briefe und deren Anhänge bis zu einer Größe von DIN A0 einscannen und verarbeiten. Somit sind selbst Baupläne und Zeichnungen, die Sie analog per Post erhalten, digitalisierbar.
Befindet sich die eingehende Post nicht auf Ihrer Blacklist, wird Sie von uns geöffnet, eingescannt und in die Software eingepflegt. Ist die Digitalisierung abgeschlossen, sammeln wir die Papierpost in beschrifteten Tages-Archivboxen. Diese Boxen können wir Ihnen z. B. nach Ablauf eines Monats zur Verfügung stellen oder temporär bei uns einlagern und nach der vereinbarten Zeit datenschutzkonform vernichten.
Wussten Sie schon?
Die elektronische Postverteilung ist nach dem Scanvorgang in wenigen Sekunden erledigt. Somit bleiben Ihnen – je nach Betriebsgröße – einige Stunden Arbeit erspart. Jeden Tag.
Die manuelle Briefverteilung samt historischem Postwagen gehört in alte Schwarz-weiß-Filme und nicht in Ihr modernes Unternehmen! Lassen Sie Ihre analoge Post links liegen – mit einem digitalen Posteingang!