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Daten erfassen

Wir sind seit fast 50 Jahren dabei

Beinahe 50 Jahre Erfahrung gepaart mit den entsprechenden Kapazitäten und neuester Technik: Wir erfassen für Sie auch sehr große Eingabemengen – zuverlässig, sicher und schnell. Sämtliche Daten werden nach dem Vier-Augen-Prinzip erfasst und geprüft. Die Erfassung und Prüfung der Daten von unterschiedlichen Datentypistinnen ist für uns obligatorisch. Der Datentransfer erfolgt üblicherweise per Secure File Transfer Protocol/SFTP, E-Mail, CD-R oder DVD-R.
Die gängigsten Ausgabeformate zum Import der Daten für ein Dritt-System sind beispielsweise Microsoft Excel (.xlsx), Microsoft Access (.mdb), XML sowie .txt und .csv.
Wir unterscheiden drei Arten von Datenerfassung
• Manuelle Datenerfassung
• Automatisierte Datenerfassung
• Online Datenerfassung

Manuelle Datenerfassung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Bei der manuellen Datenerfassung – auch Doppelerfassung genannt – werden die Daten rein manuell erfasst und geprüft. Diese sehr sichere Methode eignet sich bei papierbasierenden Dokumenten für überwiegend per Hand ausgefüllte Formulare (z.B. Zeitlohnscheine, Akkordlohnscheine, Inventurlisten, Prüfungsunterlagen etc.)

Die Doppelerfassung (Erfassung und Prüfung) durch zwei verschiedene Datentypistinnen ist dabei obligatorisch. Durch die langjährigen Erfahrungen unserer Datentypistinnen und Programmierer sind wir in der Lage auch große Volumina termingerecht zu erfassen. Die hohe Sensibilität und die zeitnahe Auslieferung der erfassten und geprüften Daten erfordert dabei zu jedem Prüfungstermin ein Höchstmaß an Professionalität, Logistik und Flexibilität.

Manuelle Adresserfassung mit Datenbankunterstützung

Bei dieser Art der manuellen Datenerfassung werden die Daten ebenfalls rein manuell (also per Hand) erfasst. Allerdings werden die Daten direkt bei der Erfassung per Datenbankanbindung geprüft. Diese Methode eignet sich besonders für die Adresserfassung bei Gewinnspielen, Anmeldeformulare für Kundenkarten, Lead-Erfassung von Messen, Teilnahme- und Responseerfassung für Antwortcoupons.

Praxisbeispiel
Für ein Gewinnspiel sind handgeschriebenen Adressen zu erfassen. Dabei werden direkt bei der Erfassung Name und Vorname auf vorhandene Datenbankeinträge geprüft. Falls in der Datenbank hinterlegt, können sofort bei der Erfassung des Vornamens die Anrede bzw. das Geschlecht ohne zusätzliche Dateneingabe bestimmt werden. Nach Erfassung der Postleitzahl werden alle hinterlegten Orte mit der identischen Postleitzahl angezeigt und der korrekte Ortsname wird übernommen .
Ist nur ein Ortsname hinterlegt, wird dieser automatisch übernommen. Bei der anschließenden Erfassung des Straßennamens werden nur die hinterlegten Straßennamen für die vorab erfasste Postleitzahl angezeigt – und können übernommen werden. Eine individuelle Erfassung bei nicht vorhandenen Datenbankeinträgen ist dabei zu jederzeit in jedem Feld der Erfassung möglich.
Mit dieser Methode der Schnell-Erfassung steigt die Quote der zu erfassenden Belege signifikant an, da auch unleserliche Adressen mit nur wenig lesbaren Informationen sicher erfasst werden können. Zusätzlich steigt die Datenqualität und Erfassungseffizienz der gut lesbaren Karten. Wir halten ständig die aktuell verfügbaren Datenbanken für die Länder Deutschland, Österreich und der Schweiz vor. Somit können auch Antwortcoupons, Responsebögen bzw. Gewinnspiele aus Österreich und der Schweiz sicher und effizient von uns erfasst werden.

Automatisierte Erfassung

Bei dieser Erfassungsart werden die Belege zunächst gescannt und anschließend digital per OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) weiterverarbeitet. Der erste Schritt der manuellen Erfassung durch eine Datentypistin wird bei der automatisierten Erfassung somit durch den Einsatz einer OCR-Erkennungstechnologie zur Texterkennung bzw. optischen Zeichenerkennung ersetzt. Anschließend werden die erkannten Zeichen auf unterschiedliche Weise (z.B. Feldvalidierung oder Massenvalidierung) durch Datentypistinnen geprüft.

Online-Erfassung

Bei dieser Erfassungsart besteht eine direkte Verbindung zwischen Ihrem und unserem Unternehmen. Unsere Erfassungsplätze sind mit einer Standleitung oder per Web-Zugang zu Ihrem CRM- oder ERP-System verbunden. Die Erfassung erfolgt in unserem Hause und wird unmittelbar (Echtzeit) auf Ihrem Rechner gespeichert. Eine zeitgleiche Erfassung und die damit verbundene, unmittelbare Verarbeitung der Daten in Ihrem Hause sind die besonderen Stärken dieser Erfassungsart. Die Online-Erfassung eignet sich für das Erfassen, Ändern oder Löschen von Stammdaten, Adressdaten, Online-Katalogdaten oder internen Firmendaten.