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BPO

Was heißt das überhaupt?

Als Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet man eine Sonderform der Auslagerung (Outsourcing). Beim Business Process Outsourcing (BPO) werden ganze Geschäftsprozesse oder Teile von Geschäftsprozessen an einen Dritten (Dienstleister) ausgelagert. Üblicherweise gehören die ausgelagerten Geschäftsprozesse bzw. Tätigkeiten nicht zum Kerngeschäft des auslagernden Unternehmens bzw. der Fachkompetenz der Mitarbeiter sondern betreffen Tätigkeiten/Nebenarbeiten im Back-Office-Bereich.

Beispiel Buchhalter

Fachkompetenz: Sachliche und rechnerische Prüfung von Eingangsrechnungen und korrekte Bewertung, Kontierung und Buchung von Geschäftsvorfällen, Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen.

Nebenarbeiten: Belegvorbereitung zur Digitalisierung (Entkuvertieren, Entklammern, Barcode-Etikettierung), Scannen von Eingangsrechnungen, Erfassen und Prüfen von Kopf- und Positionsdaten der Eingangsrechnungen sowie manuelle Ablage und Recherche von Papierbelegen.

Wir als Dienstleister oder auch „BPO“ genannt (dieser Begriff hat sich in den letzten Jahren als Synonym für Dienstleister in diesem Bereich durchgesetzt) verstehen gerade diese ausgelagerten Tätigkeiten als unsere Kernkompetenz.

Die größten Vorteile des Outsourcings sind

• Fokussierung Ihrer Mitarbeiter auf die eigentliche Fachkompetenz
• Entlastung von Nebentätigkeiten
• Steigerung der Produktivität der eigenen Mitarbeiter
• Kostenreduzierung
• Flexible Anpassung und Skalierung von saisonalen Spitzenlasten oder kurzfristigen Volumensteigerungen

Wir bieten neben der Datenerfassung, dem Scan-Service und der Akteneinlagerung auch die Auslagerung vollständiger Geschäftsprozesse (z.B. Postfachleerung ⇒ Belegvorbereitung ⇒ Digitalisierung Eingangspost ⇒ OCR-Erkennung und Validierung ⇒ Datentransfer von PDF-Dateien inkl. Meta-Daten ⇒ Vernichtung/Einlagerung/Rückversand der Original-Dokumente) an.

 

clever.ZUGFeRD –
Die Eingangsrechnungslösung von clever.R

Die komfortable Cloud-Lösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen mit Freigabe-Workflows und Integration in vorhandene Anwendungen sowie Dokumenten- und E-Mail-Archivierung.

clever.R bietet Managed Services rund um digitale Rechnungsbelege, die einzeln oder als Komplettlösung genutzt werden können – GoBD-konform, zeitsparend und sicher.

Clever.ZUGFeRD ist ein Managed Service, der Ihnen den händischen Aufwand der Rechnungserfassung zuverlässig abnimmt und die relevanten Rechnungsdaten im ZUGFeRD-Format für die Weiterverarbeitung und GoBD-konforme Archivierung bereitstellt. Alles genau abgestimmt auf Ihr Unternehmen, ohne große Investitionen und bei maximaler Datensicherheit im zertifizierten deutschen Rechenzentrum der DATEV.

Sie entscheiden, ob Sie Ihre Rechnungen selbst digitalisieren oder ob wir dies täglich oder in einem anderen Rhythmus für Sie übernehmen sollen. Wir erfassen die relevanten Rechnungsdaten und stellen Ihnen die erfassten und geprüften Daten im ZUGFeRD-Format wieder in clever.R zur Verfügung.
Zusätzlich können Sie die erfassten Daten mit clever.R ohne Mehraufwand direkt in verschiedenen Anwendungen nutzen und z.B. Freigabeworkflows im DMS starten, Überweisungen vornehmen oder in DATEV buchen.

clever.R bietet zusätzlich:

  • Rechnungsdaten für viele Anwendungen mit clever.Export
  • Effizientes Rechnungsmanagement mit clever.Workflow
  • Revisionssichere Archivierung mit clever.Archiv Effizientes
  • Dokumentenmanagement mit clever.DMS

Betrieben wird clever.R von der EDV-Partner GmbH in Hamburg, unserem langjährigen Geschäftspartner für OCR-Erkennungslösungen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung mit den preisgekrönten Produkten von ABBYY.

Die DATENERFASSUNG KRUSE GmbH steht für fast 50 Jahre Erfahrung und Know-how in puncto Datenerfassung und Scan-Service. Von der Postfachleerung bis zur Belegvorbereitung. Von der Digitalisierung bis zur Erfassung und Prüfung der relevanten Rechnungsdaten. Vom Rückversand der originalen Papierbelege bis hin zur langjährigen Einlagerung oder endgültigen Aktenvernichtung. Wir bieten clever.R Nutzern den kompletten Service.

Was ist ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) ist ein PDF-Dokument, in der die enthaltene Rechnung als Bilddatei inkl. aller Rechnungsinformationen standardisiert im XML-Format eingebettet sind. Damit wird ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten, wie z.B. Rechnungsaussteller, Rechnungsnummer, Rechnungsbeträge, Währung etc. ermöglicht. Eine optische Zeichenerkennung (OCR = Optical Character Recognition) oder manuelle Erfassung der Rechnungsinhalte ist bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format somit überflüssig.

Outsourcing Rechnungseingang für hohe Belegvolumina

Für Belegvolumen von mehr als 10.000 Eingangsrechnungen pro Jahr empfehlen sich oftmals individuelle Lösungen. Wir bieten Ihnen dabei die komplette Bandbreite aller Dienstleistungen an: Von der Postfachleerung bis zum Export gescannter Bilder sowie erfasster und geprüfter Rechnungskopf- oder auch Positionsdaten in Ihr ERP-System.
Dabei durchlaufen Ihre Dokumente erst die Arbeitsvorbereitung und werden anschließend gescannt. Nach erfolgter Digitalisierung werden alle Dokumente einer flexiblen OCR-Erkennung unterzogen. Anschließend folgt die Prüfung/Validierung nach festen Prüfkriterien. Erst danach erfolgt der automatisierte Export der Rechnungsdaten inkl. Volltext-PDF an Ihr ERP-System.
Sie entscheiden, ob nur bestimmte Rechnungskopfdaten oder sämtliche Einzelpositionen erfasst und geprüft werden sollen. Beide Varianten sind darstellbar!

Vorteile der automatisierten Rechnungsauslesung

  • keine Investition für eigene OCR-Erkennungssoftware inkl. Wartung und jährlicher Lizenzgebühren
  • keine Investition für eigene Hardware (Scanner, Erkennungsserver und Validierungs-Arbeitsplätze)
  • keine Personalbindung (EDV-Administrator) inkl. Schulungen zur Wartung und Pflege der OCR-Erkennungssoftware
  • keine Personalbindung (EDV-Administrator) für Optimierungen der Vorlagendefinition(en) zur Optimierung der OCR-Erkennung
  • keine Personalbindung für Validierungsarbeitsplätze zur Überprüfung der erkannten Zeichen
  • keine Personalbindung zur Belegvorbereitung und Digitalisierung der Dokumente
  • laufender tagesaktueller Export aller geprüften Dokumente in den Workflow Ihres ERP-Systems
  • Verkürzung Ihrer internen Rechnungsdurchlaufzeit
  • Ausnutzung von kürzeren Zahlungszielen und dadurch Nutzung von Skonti• direkte Auskunftsbereitschaft über eingegangene Rechnungen gegenüber Dritten

Outsourcing Zählerselbstablesung für Stadtwerke und Energielieferanten

Ob als Jahresverbrauchsabrechnung oder im Zuge einer rollierenden Abrechnung – wir verarbeiten für diverse Stadtwerke und Energielieferanten Zählerselbstablesekarten. Die handschriftlich vom Kunden auf der Zählerselbstablesekarte eingetragenen Zählerstände für Gas, Wasser und Strom werden kundenseitig direkt an unser Postfach (Beleglesezentrum Stadtwerke „Musterstadt“) gesandt.

Nach der Digitalisierung werden alle Zählerkarten einer OCR-Erkennung der festgelegten Auslesefelder unterzogen. Anschließend werden die erkannten Daten nochmals nach festen Prüfkriterien validiert. Erst danach erfolgt der Export erfasster und geprüfter Verbrauchsdaten an die Stadtwerke. Die gescannten Bilder werden über eine SFTP-Verbindung in das DMS-, Archiv- oder ERP-System der Stadtwerke übermittelt.

Outsourcing UnserProzess

Sie möchten einen individuellen Prozess auslagern und sich auf Ihre Stärken konzentrieren?

  • Es sollen Anmeldeformulare für Ihre Kunden-, Bonus- oder Garantiekarte erfasst werden? Anschließend sollen termingerecht Glückwunschkarten inkl. Gutschein verschickt werden?
  • Es sollen Katalogpreise, Adress- oder Kontaktdaten im Internet nach Ihren Vorgaben recherchiert und erfasst werden?

Sie haben weitere Ideen für eine Auslagerung von internen Prozessen, die im engeren oder weiteren Sinne die Bereiche Datenerfassung und Digitalisierung beinhalten. Sprechen Sie mit uns. Wir entwickeln mit Ihnen den auf Ihre Bedürfnisse optimal abgestimmten Prozess!