Online-Archiv-Portal

Problemstellung

Fazit

Die komplette Digitalisierung von hunderten oder tausenden Ordnern - bei de facto sehr geringer Zugriffsquote auf einzelne Dokumente oder Ordner - ist wirtschaftlich nicht sinnvoll. Trotzdem müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften eingehalten werden. Organisatorische und betriebliche Anforderungen verlangen, daß die Mitarbeiter, mit vertretbarem Zeitaufwand (und somit auch unter kaufmännischen Gesichtspunkten), Zugriff auf archivierte Ordner haben.

Die ideale Lösung ist das Online-Archiv-Portal. Der Ablauf ist in wenigen Schritten erklärt.

Abholung & Inventarisierung

Der gesamte Ordnerbestand wird durch uns abgeholt und zunächst in der Datenerfassung inventarisiert. Dabei werden die Beschriftungen der Ordnerrücken als Suchbegriff erfasst und in die Datenbank der Online-Plattform importiert. Auf Wunsch kann der Ordnerrücken gescannt und als Icon im Online-Portal hinterlegt werden. Dies schafft zusätzlich einen hohen Wiedererkennungseffekt.

Einlagerung Ordner

Die Einlagerung der Ordner erfolgt unter gesicherten und zertifizierten Lagerungsbedingungen. Sie entscheiden über die Dauer der Einlagerung.

Anforderung über Online-Plattform

Über einen Log-in können sich registrierte Benutzer über die Online-Plattform einzelne Ordner im Original oder als Scan (PDF) anfordern. Über eine Rechtevergabe ist sichergestellt, dass nur zugelassene Benutzer aus ihren Fachbereichen (z.B. Buchhaltung, Personalabteilung, Einkauf) Ordner im Original oder als Scan (PDF) anfordern bzw. recherchieren dürfen.

Rücklieferung als Scan oder Original

Angeforderte Ordner werden im Original per Kurier zurückgeliefert oder als Volltext-durchsuchbares PDF auf der Online-Plattform zur Verfügung gestellt. Ob der gesuchte Ordner im Original oder als Scan (PDF) geliefert werden soll, entscheidet Ihr Mitarbeiter direkt bei der Anforderung über das Online-Portal.

Bereits digitalisierte Ordner verbleiben auf der Plattform und können jederzeit erneut heruntergeladen werden. Die Reaktionszeit zur Rücklieferung der Ordner als Original oder in digitaler Form wird bei Vertragsabschluß in den Service Level Agreements (SLA´s) vereinbart.

Ihre Vorteile auf einen Blick!

Alternative bei vorhandenem elektronischen Archiv bzw. DMS

Sie haben bereits ein eigenes elektronisches Archiv- bzw. Dokumenten-Management-System / DMS im Einsatz und wollen dies auch weiterhin nutzen? Verständlich! In diesem Fall können Sie das Online-Archiv-Portal als geschützten Raum zur Aktenanforderung und Datenübergabe (PDF) nutzen.

Ihre Mitarbeiter können wie oben beschrieben einzelne Ordner ebenfalls als Original oder Scan (PDF) anfordern. Bei Anforderung als Scan (PDF) erhält der Mitarbeiter eine E-Mail sobald der Ordner online verfügbar ist. Nach erfolgtem Download wird der Ordner durch Ihren Mitarbeiter direkt auf der Online-Archiv-Plattform gelöscht. Der Ordner wird als .ZIP in einem Format bereitgestellt, welches direkt von Ihrem Archivsystem bzw. DMS (z.B. EASY ENTERPRISE, ELO, D.3) importiert werden kann.

Für Fragen zur technischen Leistungsfähigkeit und Umsetzung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns direkt an!