Datenerfassung

DatenerfassungMit unserer über 40-jährigen Erfahrung in der professionellen Datenerfassung und entsprechenden Kapazitäten können auch sehr große Eingabemengen innerhalb kurzer Zeit zuverlässig, sicher und schnell verarbeitet werden. Alle Daten werden nach dem Vier-Augen-Prinzip erfasst und geprüft. Die Erfassung und Prüfung der Daten von unterschiedlichen Datentypistinnen ist dabei obligatorisch. Die Art des Datentransfers erfolgt üblicherweise per Secure File Transfer Protocol/SFTP, E-Mail, CD-R oder DVD-R. Die gängigsten Ausgabeformate zum Import der Daten für ein Dritt-System sind beispielsweise Microsoft Excel (.xlsx), Microsoft Access (.mdb), XML sowie .txt und .csv.

Wir unterscheiden drei Arten von Datenerfassung


Manuelle Erfassung nach dem Vier-Augen-Prinzip

Bei der manuellen Datenerfassung – auch Doppelerfassung genannt - werden die Daten rein manuell (also per Hand) erfasst und geprüft. Diese klassische und sehr sichere Methode eignet sich grundsätzlich für alle papierbasierenden Arten von Dokumenten. Sie wird heutzutage vornehmlich für schwer lesbare Belege, überwiegend per Hand ausgefüllte Formulare (z.B. Inventurlisten, Prüfungsunterlagen, Gewinnspielkarten, Antwortcoupons, Responsekarten etc.) sowie Belegen mit viel Fliestext (z.B. Freitext bei Fragebögen) eingesetzt.

Beispiel "Manuelle Erfassung"

Datenerfassung gewerblicher und kaufmännischer IHK Lehrabschluß- und Zwischenprüfungen

Seit Jahren erfassen wir bundesweit Lehrabschluß- und Zwischenprüfungen von PAL (Prüfungsaufgaben- und Lehrmittelentwicklungsstelle) und AkA (Aufgabenstelle für kaufmännische Abschluss- und Zwischenprüfungen) für viele IHK´s (Industrie- und Handelskammern) aus ganz Deutschland.

Bei den kaufmännischen Lehrabschluß- und Zwischenprüfungen werden für jeden Ausbildungsberuf und jeden Prüfungstermin eigene Erfassungsmasken erstellt, da die Prüflinge naturgemäß in jedem Ausbildungsberuf in anderen Fragestellungen geprüft werden. Für jeden Prüfungstermin werden somit weit über 100 Erfassungsmasken für alle kaufmännischen Ausbildungsberufe durch uns kurzfristig programmiert.

Die Doppelerfassung (Erfassung und Prüfung) durch zwei verschiedene Datentypistinnen ist dabei obligatorisch. Durch die langjährigen Erfahrungen unserer Datentypistinnen und Programmierer sind wir in der Lage auch große Volumina termingerecht zu erfassen. Die hohe Sensibilität und die zeitnahe Auslieferung der erfassten und geprüften Daten erfordert dabei zu jedem Prüfungstermin ein Höchstmaß an Professionalität, Logistik und Flexibilität.

Manuelle Adresserfassung mit Datenbankunterstützung

Bei dieser Art der manuellen Datenerfassung werden die Daten ebenfalls rein manuell (also per Hand) erfasst. Allerdings werden die Daten direkt bei der Erfassung mittels Datenbanken geprüft. Diese Methode eignet sich besonders für die Adresserfassung bei Gewinnspielen bzw. Teilnahme- und Responseerfassung für Antwortcoupons.

Beispiel "Manuelle Adresserfassung mit Datenbankunterstützung“

Bei einem Gewinnspiel sind die handgeschriebenen Adressen der Gewinnspielkarten bzw. Antwortcoupons inkl. Email-Adresse zu erfassen. Dabei werden direkt bei der Erfassung Vorname und Nachname auf vorhandene Datenbankeinträge geprüft. Falls in der Datenbank hinterlegt, können sofort bei der Erfassung des Vornamens die Anrede bzw. das Geschlecht ohne zusätzliche Dateneingabe bestimmt werden. Nach Erfassung der Postleitzahl werden alle hinterlegten Orte mit der identischen Postleitzahl angezeigt und der korrekte Ortsname kann übernommen werden.

Ist nur ein Ortsnamen hinterlegt, wird der Ortsname automatisch übernommen. Bei der anschließenden Erfassung des Strassennamen´s werden nur die hinterlegten Strassennamen für die vorab erfasste Postleitzahl angezeigt und können übernommen werden. Eine individuelle Erfassung bei nicht vorhandenen Datenbankeintragungen ist dabei zu jederzeit in jedem Feld der Erfassung möglich.

Mit dieser Methode der Schnell-Erfassung steigt die Quote der zu erfassenden Belege signifikant an, da auch unleserliche Adressen mit nur wenig lesbaren Informationen sicher erfasst werden können. Zusätzlich steigt die Datenqualität und Erfassungseffizienz der gut lesbaren Karten an, so daß Gewinnspielkarten oder auch Responseformulare mit einer hohen Datenqualität erfasst werden können. Wir halten ständig die aktuell verfügbaren Datenbanken für die Länder Deutschland, Österreich und der Schweiz vor. Somit können auch Antwortcoupons, Responsebögen bzw. Gewinnspiele aus Österreich und der Schweiz sicher und effizient von uns erfasst werden.

Gerne stehen wir für weitere Fragen und Angabe von Referenzen zur Verfügung. Bitte sprechen Sie uns direkt an!


Automatisierte Erfassung

Bei dieser Erfassungsart werden die Belege zunächst gescannt und anschließend digital per OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) weiterverarbeitet. Der erste Schritt der manuellen Erfassung durch eine Datentypistin wird bei der automatisierten Erfassung somit durch den Einsatz einer OCR-Erkennungstechnologie zur Texterkennung bzw. optischen Zeichenerkennung ersetzt. Anschließend werden die erkannten Zeichen auf unterschiedliche Weise (z.B. Feldvalidierung oder Massenvalidierung) durch Datentypistinnen geprüft.

Für die automatisierte Erfassung setzen wir seit 2009 erfolgreich die Erkennungssoftware ABBYYY FlexiCapture und bereits seit 2001 ReadSoft FORMS 5 der beiden führenden Hersteller ABBYY und ReadSoft ein.

Welche Software für welchen Zweck?

Die Antwort lässt sich leicht aus den Produktnamen von ABBYY FlexiCapture bzw. ReadSoft FORMS 5 ableiten. Mit FORMS 5 lassen sich die Inhalte aus strukturierten Formularen automatisiert auslesen. FORMS 5 läßt sich sehr schnell konfigurieren und produktiv einrichten und schafft dadurch sehr geringe Initialkosten. Daher kommt diese Lösung auch oft bei kleineren oder mittleren Belegvolumina zum Einsatz.

ABBYY FlexiCapture beherrscht ebenfalls die automatisierte Auslesung von statischen Formularen spielt seine ganze Stärke jedoch bei der flexiblen Erkennung semi-strukturierter Dokumente aus. Eine typische Anwendung ist die OCR-Auslesung von Eingangsrechnungen bzw. Gutschriften. Bei identischen Belegtypen (Eingangsrechnungen und Gutschriften) stehen Rechnungskopf- und Positionsdaten aufgrund verschiedener Layouts der Rechnungsaussteller immer an unterschiedlichen Stellen. FlexiCapture liest die gewünschten Daten aus und validiert diese zusätzlich gegen Datenbanken. FlexiCapture ist besonders für hochvolumige Projekte mit höchsten Ansprüchen an die Datenextraktion und –anreicherung sowie Flexibilität und Effizienz geeignet.

Für weitere Informationen klicken Sie bitte den entsprechenden Link: ABBYY FlexiCapture und ReadSoft FORMS 5


Online Erfassung

Bei dieser Erfassungsart besteht eine direkte Verbindung zwischen Ihrem und unserem Unternehmen. Unsere Erfassungsplätze sind mit einer Standleitung zu Ihrem Rechner (Host-System) verbunden. Die Erfassung erfolgt in unserem Hause und wird unmittelbar (Echtzeit) auf Ihrem Rechner gespeichert. Eine zeitgleiche Erfassung und die damit verbundene, unmittelbare Verarbeitung der Daten in Ihrem Hause sind die besonderen Stärken dieser Erfassungsart. Die Online-Erfassung kann vielfältig, z.B. für Adressdaten, interne Firmendaten, Inventurdaten, Fragebögen, Lohndaten, Lohnscheine, Zählerstände, Statistikdaten etc. eingesetzt werden.